ล็อกงวดบัญชีให้ตัวเลขนิ่งจริง — ครอบคลุมเอกสาร ใบสำคัญ เช็ค สินทรัพย์ เงินเดือน และยอดยกมา

ปิดงวดแล้ว ส่งงบให้ผู้บริหารแล้ว ยื่นภาษีแล้ว — ตัวเลขของงวดนั้นต้องไม่เปลี่ยนอีก

Kieraccount ล็อกงวดได้ด้วยวันที่เพียงวันเดียว และด่านนี้ไม่ได้หยุดแค่ที่ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี แต่ครอบคลุมรายการที่ลงบัญชีอีกหลายประเภท ตั้งแต่เช็ค ค่าเสื่อมราคา จนถึงยอดยกมา

ปัญหาที่นักบัญชีเจอ: "ล็อกแล้ว แต่งบยังขยับ"

งบการเงินไม่ได้มาจากเอกสารขายและซื้ออย่างเดียว

ตัวเลขในบัญชีแยกประเภทยังมาจาก ใบสำคัญทั่วไป · เช็ครับและเช็คจ่าย · ค่าเสื่อมราคา · การขายสินทรัพย์ · การจ่ายเงินเดือน · ยอดยกมา และรายการปรับปรุงสิ้นงวด

ถ้าการล็อกงวดคุมเฉพาะเอกสาร รายการกลุ่มนี้ยังแก้ย้อนหลังได้ และงบที่ปิดไปแล้วจะเปลี่ยนโดยไม่มีใครตั้งใจ เช่น

• ลบเช็คที่ขึ้นเงินไปแล้วในเดือนที่ปิดงบ ⇒ ยอดเงินฝากธนาคารของเดือนนั้นเปลี่ยน
• กดคำนวณค่าเสื่อมราคาซ้ำย้อนหลัง ⇒ ค่าใช้จ่ายของงวดเดิมเพิ่มขึ้น
• แก้ยอดยกมา ⇒ ฐานของบัญชีแยกประเภททั้งชุดขยับตาม

ความเสี่ยงถ้าไม่มีด่านนี้

ฝั่งนักบัญชี — ตัวเลขที่ส่งให้ผู้สอบบัญชีกับตัวเลขในระบบไม่ตรงกัน ต้องไล่หาว่าใครแก้อะไร เมื่อไร

ฝั่งผู้บริหาร — งบเดือนเดียวกันมีหลายฉบับ ตัดสินใจจากตัวเลขที่เปลี่ยนไปแล้วโดยไม่รู้ตัว

ฝั่งภาษี — ภาษีขายและภาษีซื้อของเดือนที่ยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว ต้องตรงกับแบบที่ยื่น หากรายการในเดือนนั้นถูกแก้ภายหลัง รายงานภาษีในระบบจะไม่ตรงกับแบบที่ยื่นไว้

Kieraccount ทำอย่างไร

1. ล็อกด้วยวันที่เดียว รวมวันนั้นด้วย

ไปที่เมนู ตั้งค่า → รอบบัญชีและล็อกงวด แล้วเลื่อนลงมาที่การ์ด "ล็อกงวดบัญชี (Period Lock)"

1. เลือก วันที่จะล็อกงวด — ระบบเสนอวันสิ้นเดือนก่อนหน้าให้ แก้ได้
2. ใส่ หมายเหตุ (ไม่บังคับ) เช่น "ปิดงวดเดือนกันยายน 2569 / ยื่น ภ.พ.30 แล้ว"
3. กด "ล็อกงวด" และยืนยันอีกครั้ง

รายการที่ลงวันที่ ตั้งแต่วันนั้นย้อนลงไป จะสร้างใหม่ แก้ไข หรือลบไม่ได้ ส่วนรายการหลังวันล็อกทำงานได้ตามปกติ

💡 เลื่อนวันล็อกไปข้างหน้าได้เรื่อย ๆ เช่น ปิดเดือนกันยายนแล้ว เดือนถัดไปก็เปลี่ยนวันล็อกเป็นสิ้นเดือนตุลาคม ไม่ต้องล็อกทีละเดือนแยกกัน

2. ด่านเดียวกันครอบคลุมรายการที่ลงบัญชีหลายประเภท

ด่านล็อกงวดทำงานกับรายการต่อไปนี้

• เอกสารขายและซื้อ — บันทึก แก้ไข และลบ รวมการแก้วันที่ของเอกสาร ทั้งย้ายออกจากงวดที่ล็อก และย้ายเข้าไปในงวดที่ล็อก
• ใบเสร็จรับเงิน · ใบสำคัญจ่าย · การรับชำระเงินมัดจำ
• ใบสำคัญทั่วไป (สมุดรายวัน) — บันทึกและยกเลิก
• เช็ค — บันทึก เปลี่ยนสถานะ (เช่น เช็คคืน) ขึ้นเงิน และลบ
• เงินสดระหว่างทาง — รับเงินเข้าบัญชี และยกเลิกการกลับรายการ
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) — บันทึกและลบ
• สินทรัพย์ถาวร — คำนวณค่าเสื่อมราคา บันทึกและลบการขายสินทรัพย์
• เงินเดือน — อนุมัติเงินเดือน (ตั้งค้างจ่าย) จ่ายเงินเดือนและนำส่ง (ประกันสังคม · ภ.ง.ด.1 · กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง) ยกเลิกอนุมัติ ยกเลิกงวด และลบใบสำคัญเงินเดือน
• เอกสารคลังสินค้า
• ยอดยกมา — บันทึกยอดยกมา และรับ/จ่ายชำระรายการยกมา
• ปรับปรุงสิ้นงวด และ ปิดงวดบัญชีประจำปี

เมื่อมีผู้พยายามทำรายการที่ลงวันที่ในงวดที่ล็อก ระบบจะไม่บันทึก และแจ้งชื่อรายการ วันที่ของรายการ และวันล็อกให้ทราบทันที

ในหน้ารายการเอกสาร (เช่น ขาย → ใบแจ้งหนี้) เอกสารที่อยู่ในงวดที่ล็อกจะแสดง ไอคอนแม่กุญแจสีแดง แทนปุ่มแก้ไขและลบ ชี้เมาส์ที่ไอคอนจะเห็นข้อความ "เอกสารอยู่ในงวดที่ล็อก (≤ วันล็อก) — แก้ไขและลบไม่ได้"

3. ทุกการล็อกและปลดล็อกมีประวัติ

ใต้การ์ดล็อกงวดมีตาราง "ประวัติการล็อก/ปลดล็อก" แสดงวันเวลา การกระทำ วันที่ล็อก ผู้ทำรายการ และหมายเหตุ

หากจำเป็นต้องแก้งวดเก่าจริง เช่น ผู้สอบบัญชีให้ปรับปรุงรายการ ผู้มีสิทธิ์กด "ปลดล็อกงวด" ได้ ระบบจะถามยืนยันและบันทึกประวัติไว้ การเลื่อนวันล็อกให้เก่ากว่าเดิมก็ถูกเตือนว่าเท่ากับเป็นการปลดล็อกบางส่วน

⚠️ การปลดล็อกแล้วแก้ไขรายการในงวดที่ปิดไปแล้ว อาจทำให้งบและรายงานภาษีของงวดนั้นไม่ตรงกับที่ส่งหรือยื่นไว้ ควรตกลงกับผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีก่อนทุกครั้ง

4. คุมได้ว่าใครเข้าถึงการตั้งค่า

ชุดสิทธิ์สำเร็จรูป "นักบัญชี" เข้าถึงทุกโมดูล ยกเว้นตั้งค่าและยอดยกมา จึงลงบัญชีประจำวันได้ แต่ไม่เห็นหน้าล็อกงวด

ในหน้าจอของโปรแกรม ปุ่มปลดล็อกอยู่ในหน้าตั้งค่า ซึ่งเปิดให้เฉพาะเจ้าของกิจการหรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์โมดูลตั้งค่า

5. มีชุดทดสอบอัตโนมัติคุมด่านนี้

ด่านล็อกงวดเกิดจากคำแจ้งของผู้ใช้ว่า การล็อกเดิมมีผลกับเอกสาร แต่รายการบัญชีอื่นยังแก้ได้

ทีมพัฒนาจึงขยายด่านให้ครอบคลุมรายการข้างต้น และเขียนชุดทดสอบอัตโนมัติที่ตรวจว่า ฟังก์ชันที่บันทึกหรือลบรายการบัญชีทั้ง 27 จุดในรายการตรวจ ยังเรียกด่านล็อกงวดอยู่ หากมีการแก้โค้ดแล้วด่านหลุดจากจุดใด ชุดทดสอบจะแจ้งทันที

กรณีตัวอย่าง: บริษัท ตัวอย่าง จำกัด

*(ข้อมูลสมมติ)*

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด ใช้สำนักงานบัญชีภายนอกทำบัญชี ปิดงวดทุกสิ้นเดือน และยื่น ภ.พ.30 ภายในเดือนถัดไป

ก่อนล็อกงวด — กลางเดือนตุลาคม พนักงานการเงินลบเช็คจ่ายฉบับหนึ่งที่ลงวันที่ 28 กันยายน เพราะเข้าใจว่าบันทึกซ้ำ ยอดเงินฝากธนาคารของเดือนกันยายนในระบบจึงต่างจากงบที่ส่งผู้บริหารไปแล้ว นักบัญชีต้องย้อนหาสาเหตุจากบันทึกกิจกรรม

หลังล็อกงวด — นักบัญชีตั้งวันล็อกเป็น 30 กันยายน 2569 พร้อมหมายเหตุ "ปิดงวด ก.ย. 69" ทันทีที่ส่งงบ

เมื่อมีคนพยายามลบเช็คฉบับเดิม ระบบไม่ลบ และแจ้งว่ารายการลงวันที่อยู่ในงวดที่ล็อก

ผลที่ได้

• งบเดือนกันยายนในระบบตรงกับฉบับที่ส่งผู้บริหาร
• รายการที่ต้องแก้จริงกลายเป็นงานของงวดปัจจุบัน เช่น บันทึกรายการกลับในเดือนตุลาคม ซึ่งตรวจย้อนได้
• หากต้องปลดล็อก มีประวัติว่าใครปลด เมื่อไร และเพราะอะไร

เหมาะกับใคร

• สำนักงานบัญชี ที่ดูแลหลายกิจการ และต้องการให้งวดที่ส่งงบแล้วไม่ถูกแก้โดยลูกค้า
• นักบัญชีภายใน ที่ต้องปิดงบรายเดือนและยื่นภาษีตรงเวลา
• ผู้บริหาร ที่ต้องการให้ตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจคงที่

ข้อควรรู้ก่อนใช้

• การล็อกใช้ วันที่ของรายการ เป็นเกณฑ์ ไม่ใช่วันที่กดบันทึก
• ล็อกงวดไม่ได้ลบหรือเปลี่ยนตัวเลขใด ๆ ในระบบ เพียงหยุดการเปลี่ยนแปลงรายการที่อยู่ในงวดนั้น
• รายการที่ยังรอทำในงวดเก่า เช่น ใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับล่าช้า ควรบันทึกให้เรียบร้อยก่อนล็อก หรือพิจารณาตามหลักเกณฑ์ภาษีที่เกี่ยวข้องกับผู้ทำบัญชีของท่าน

เริ่มใช้ได้วันนี้

ทดลองใช้ Kieraccount ฟรี 30 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต — กด "เริ่มทดลองใช้ฟรี" ที่ https://kieraccount.com

รายละเอียดแพ็กเกจและฟีเจอร์ในแต่ละแพ็ก ดูได้ที่ https://kieraccount.com/#pricing

อ่านต่อ: KB-D02 · ให้ผู้ตรวจสอบบัญชีเข้าดูระบบแบบดูอย่างเดียว